Важно выполнить и прописать следующие организационные вопросы:

- оптимизация работ в бюро, перечень основных направлений работ;

- распределение работ среди исполнителей;

- оптимальный состав бюро оценки;

- определение прав и обязанностей исполнителей;

- оснащение бюро-помещение, мобильная связь, инструментарий;

- информационное, программное и методическое оснащение;

- разработка положения о бюро оценки.

Организационный инжиниринг в бюро оценки представляет собой принцип командной работы группы специалистов.

Группа специалистов бюро имеет общие цели и установленную степень взаимозависимости при выполнении работ, необходимых для достижения поставленной цели.

Для успешного работы бюро оценки могут быть свойственны такие виды поведения специалистов.

1. Нацеленность на общий результат-  оказать качественную услугу, увеличить выручку, иметь стабильный и достойный заработок.

2. Взаимная поддержка.

3. Взаимодействие- строгая логическая последовательность исполнения всех процедур и синхронность.

4. Минимизация статусных различий - работа одной командой, отсутствие регулирования сверху, оптимальное управление.

6. Личная и коллегиальная ответственность ответственность на всем этапе выполнения каждой услуги, особенно на финишных операциях и при передаче передачи заказчику.

7. Принятие обоснованных решений, рациональных методов работы и использования внешней связи.

8. Атмосфера бодрого оптимизма и благоприятного климата, рационального использования.

2.1. С целью оптимизации и повышения производительности сотрудников бюро по оценке может быть следующий инжиниринг технологического процесса

2.1.1.Сотрудник бюро должен:

• проработать свои должностные обязанности до такой степени, чтобы раздумье в работе, разночтение документов и нормативной базы, самодеятельность в принятии решения были исключены;
• знать различные ситуации по технологическому процессу и их разрешение;
• знать точно, корректно  и подробно, что отвечать на вопросы клиента в том числе и по телефону;
• уметь кратко говорить с клиентом, не теряя контроль над собой и приобретая доверие собеседника этическим поведением и профессиональным знанием обсуждаемого вопроса;
• своими действиями способствовать укреплению имиджа своей организации;
• нести моральную и материальную ответственность за причиненный вред.

Организация работ в бюро оценки должна проводиться с целью формирования у сотрудников профессиональных знаний и этики поведения, потребности в повышении квалификации, самообразования. Этому должна способствовать система достойной оплаты труда, поощрения, перехода от интенсивной формы работы (гнать вал любой ценой) к экстенсивной (нормированной по времени с учетом перерывов, труда, отдыха, социальной защиты сотрудника)- см трудоемкость работ оценщика.

Как результат установится необходимая форма оплаты труда, устойчивые и оправданные тарифы на услуги, этика поведения на рынке оценки, исключающая демпинг тарифов на услугу, консолидация специалистов, качество работы и своевременное исполнение услуги.

2.1.2. Функциональные обязанности специалистов бюро оценки (при оптимальном составе- не менее 3 сотрудников).

Руководитель по оценке:

- осуществляет общую стратегию функционирования бюро;

- ведет переговоры с заказчиками и партнерами;

- утверждает и подписывает исходящие документы бюро;

- планирует работу бюро с учетом создания оптимальных условий;

-осуществляет регулирование и управление в нестандартных ситуациях;

- выполняет обязанности эксперта при острой необходимости и сложности работы;

- производит оценку и определяет вознаграждение за выполненную работу сотрудниками бюро;

- совершенствует организацию работ, информационное и методическое обеспечение;

- обеспечивает и увеличивает прибыльность работы бюро.

Менеджер бюро:

- отвечает на вопросы клиента по условиям оказания услуги;

- принимает заказ на оказание услуги по оценке ТС от клиентов по телефону, почте, факсом или E-mail и передает информацию руководителю бюро с отметкой в журнале;

- принимает документы от специалиста по осмотру ТС и передает оператору.

- принимает работу экспертов (актов, фотографий объектов, проверенных и подписанных экспертом заключений о стоимости ТС, размере вреда, калькуляции и пр.);

- подготавливает пакет документов для заказчика / клиента и подписывает их у руководителя проекта;

- консультирует и отвечает на вопросы клиента по условиям оказания услуги, в случае необходимости приглашает специалиста;

- обновляет своевременно ПО, создает архив на СД выходных документов и фотографий объектов оценки (каждые 2 месяца);

- обеспечивает порядок в бюро и дисциплину, способствует и контролирует соблюдение технологии работ сотрудниками бюро, информирует письменно  о несвоевременном выполнении услуги (не позже 4-х рабочих дней) руководителя проекта и требует оперативного исполнения допущенной ошибки-возврата или задержки исполнения документа;

- подготавливает акт сдачи работ по  оказанной услуге, подписание сторонами и пересылку заказчику документов;

- подготавливает отчет до 30 (28) числа каждого месяца по установленной форме о работе бюро за текущий месяц, расходовании материалов и пр.;

- осуществляет контроль за своевременной оплатой заказчиком оказанной ему услуги.

Оценщик ТС, имущества:

- принимает заказ от менеджера бюро на  осмотр ТС;

- осуществляет подготовку бланков и необходимого приборного оборудования для осмотра ТС (фотокамеры, мерных приборов, инструментов, мерных линеек и пр.);

- прибывает на место осмотра за 5 мин до его начала;

- проводит осмотр ТС в соответствии с Правилами в присутствии всех приглашенных заинтересованных лиц;

- проводит идентификацию и фотосъемку ТС, осмотр повреждений, знакомит с заполненным актом присутствующих на осмотре заинтересованных лиц, подписывает акт и приглашает его подписать других участником осмотра, обоснованно отвечает на вопросы по существу осмотр;

- сдает заполненный и подписанный акт осмотра ТС, другие документы  менеджеру бюро;

- обсуждает с оператором особенности подготовки калькуляции, оказывает помощь и консультирует при разработке калькуляции, заключения либо выполняет этот перечень работ самостоятельно.

- проверяет после компьютерной обработки все исполненные калькуляции и заключения, , подписывает два экземпляра своих документов для заказчика и архива (проверенные калькуляции копии с характеристикой ошибок сохраняются до момента принятия заказчиком документов) и передает пакет документов менеджеру;

- консультирует и отвечает на вопросы клиента по выполненной работе;

Оператор

- принимает задание на работу от менеджера (акт осмотра ТС, фотографии объектов и другие документов заказчика по ТС);

- уточняет у специалиста особенности осмотра ТС и разработки документов;

- выполняет расчет на компьютере калькуляции стоимости восстановительного ремонта, заключения;

- сдает работу специалисту для проверки и подписи.

Специалист по оценке (стажер, ассистент):

- принимает заказ на осмотр ТС от руководителя бюро для оценки ТС, по КАСКО и другие виды работ;

- участвует при проведении осмотра ТС, составляет для себя акт осмотра ТС, проводит идентификацию и фотосъемку;

- оказывает помощь и участвует при разработке калькуляции затрат и подготовке заключения;

- проверяет после компьютерной обработки свои калькуляции и заключения;

- сдает пакет документов заказчику, отвечает на вопросы клиента, согласовывает противоречия  по выполненной работе;

- подготавливает выполненные самостоятельно пакет документов по определению размера вреда (не менее 5) для представления в комиссию по аттестации;

- выполняет свои обязанности и другие поручения связанные с оценкой ТС;

- занимается самообразованием по оценке ТС.

Специалист-партнер 

Приглашается для выполнения определенных видов оказания услуг по оценке:

- в качестве специалиста по осмотру ТС;

- оценщика;

- эксперта;

- оператора.

Работа может выполнятся, как в офисе бюро, так и в регионе по месту жительства специалиста в домашних условиях-«хоум-офиса».

- подготавливает полный комплект документов передается в бюро самостоятельно в установленные сроки для проверки, подписи руководителем проекта и передачи заказчику;

- в случае обнаруженных при проверке в бюро неточностей, ошибок и других недостатков руководитель бюро возвращает документ и передает в письменной или устной форме о предмете исправлений;

- сотрудник-партнер обязан в кратчайшие сроки исправить работу и срочно выслать ее в бюро электронной почтой или другим оперативным способом.

Рассмотренные функции могут быть совмещены. 

Если бюро создает индивидуальный предприниматель, то это начинается обычно с одного или нескольких специалистов.

Расширение бюро рационально за счет увеличения основного штата работающих оценщиков.

2.1.3. Методические улучшения работы бюро оценки.

1. Проведение платной консультации по оценке ТС, другого  имущества.

2. Проведение менеджмента.

3. Создание дополнительной базы данных по идентификации ТС, технологи ремонта, методикам, информационному материалу.

4. Подавление текучки,  задолженности по неисполненным обязанностям и услугам.

5. Постоянное повышение квалификации. учеба, стажировка.

6. Участие в семинарах и конференциях, активное участие в общественных профессиональных объединениях.

7. Соблюдение кодекса хорошей практики оценщика ТС.

2.1.4. Формы поощрения, премирование и депремирование.

Формы поощрения: устная благодарность, премирование, социальный пакет.

Депремирование: устная беседа,  снижение бонуса.  

1. Доплата за ведение дел в офисе и организацию труда на своем рабочем месте.

2. Доплата за оформление сопроводительных документов и их доставку.

3. Доплата на создание модуля, базы данных офиса, других улучшений. .

4. Депремирование за ошибки и задержки в исполнении, оставаться в роли наемника «старшим, куда пошлют».

5. Премирование и за высокое качество и хорошую установившуюся практику работы, исследования, деловые предложения, творчество, что  поспособствует общему делу -  до 40%.

6. Депремирование -  не более 20%.

7. При систематическом нарушении регламента работ, низкой и не прогрессируюшей квалификации, отсутствии творческого подхода к делу и инициативы,нисправимые вредные привычки, грубое отношение  к клиентам и сослуживцам – прямой путь к расторжению контракта.

2.1.5. Требование к образцам и макетам документов по оценке.

1. При разработке документов по подготовке заключений и отчетов по оценке руководствоваться стандартами и правилами, рекомендованными по оценочной деятельности.

2.Разработать свои образцы и макеты документов с использованием ПО с учетом следующих особенностей:

-на все положения, формулы, графики, используемые при создании документов, необходимо делать ссылку - иначе это плагиат;

-обязательно в документе размещать пронумерованный список используемых источников

-свои разработанные положения, формулы, графики, используемые при создании документов, должны быть убедительно обоснованы;

-все указанные положения, формулы и т. п. должны иметь отношение к объекту оценки;

-исключать использование копий оригиналов, не имеющих отношения к данному объекту оценки.

2.1.6. Некоторые рекомендации специалистов по оптимизации  организационного инжиниринга

Нельзя планировать весь день «до минуты».

Обычно могут быть сбои (опоздал клиент, проблемы с транспортом, сбои в оргтехнике, затяжка переговоров и т.п.). Нужно оставлять резервное время и планировать перерывы между ответственными видами работ.

Планировать можно 40 % рабочего времени или при напряженном графике (командировка и т.п.) до 50-60%.

Важно в процессе работы «подавить текучку».

Это все оставшиеся вопросы в процессе решения основных: разрешение ситуации, которая может привести к срыву договоренностей; «тяжелый» разговор по телефону или ответ на запрос, претензию и т.п.

Подобные вопросы желательно разрешить с начала рабочего дня -на «свежую» голову.

По одному вопросу в день- и тогда, возможно не останется их к концу недели.

Нормирование работы - сколько часов работать. В этом деле главное - любить работу. 

Если она в радость и дает результат, то время течет быстро - все 24 часа. 

Была и есть традиция- работать на благо всех и не забывать себя. В Беларуси говорили и так поступали люди: «стремились иметь свое, умели его защищать, этим гордились и в этом смысл независимости человека»

Если же работа «не идет»- отложить немедленно и изменить вид работы.

Если неизвестен путь решения - думать или обратиться к добрым, близким, единомышленникам, только  независтливым людям другой профессии с вопросом- как поступить. И на этой основе принять, конечно, только свое решение.  

Фаза отдыха. Лучше отдых иметь часто кратковременный - не менее 10 дней. 

Все зависит от индивидуальных особенностей человека. Критерий один -к концу срока отдыха обычно появляется потребность продолжить работу. Поэтому длительность отдыха определяет каждый. Это зависит от вида деятельности: у преподавателя 48 дней, у других профессий до 10-18.